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Mailen und Faxen wie mit Outlook

In Version 4.7.1 wurde die bestehene Mail- und Faxfunktionalität von ERGO grundlegend überarbeitet. Die neue Mail-/Faxfunktion ist in einer kostenlosen Standardversion und einer lizenzpflichtigen Komfort-Version erhältlich.

Die Neuerungen im Überblick:

  • CC und BCC Empfänger
  • Vorkonfigurierte Standardtexte
  • Persönliche Signature
  • Zusätzliche Anlagen/Attachements
  • Text-Editor

Die neue Mailfunktion funktioniert beim Einzelversand genauso wie beim Massenversand z.B. von Rechnungen, Mahnungen oder Serienbriefen.

Zu den Details:

Standardversion (kostenlos):

Diese kostenlose Variante erlaubt es im Unterschied zu den Vorgängerversionen, Mail-/Faxtexte vorzudefinieren, die beim Versand eines Angebotes, einer Rechnung etc. standardmässig verwendet werden. Diese Texte können Platzhalter (z.B. Dokumententyp, Firmenname) enthalten, die bei Erstellung des Mails/Faxs automatisch ausgefüllt werden.

Weiters kann man:

  • pro Mitarbeiter eine Signatur hinterlegen, die wie in Outlook automatisch im Mail angefügt wird
Bild 1: Signatur (aufs Bild klicken, um zu vergrössern)
  • den Inhalt des Betreffs mit Hilfe von Platzhaltern einstellen z.B. aus [Reportname] Nr. [Docid] vom [Docdate] entsteht zum Zeitpunkt des Versandes bespielsweise der Betreff "Angebot Nr. 208 vom 28.7.2008"
  • den Namen der Anlage konfigurieren (Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung ..) z.B. aus [reportname]_[docid] entsteht bei einer Bestellung der Anlagen-Name "Lieferantenauftrag_189.pdf"
Bild 2: Text, Betreff und Anlage (aufs Bild klicken, um zu vergrössern)

Beim Versand eines Dokuments (Bild 3), kann der Empfänger komfortabel aus der Liste der ERGO Kontakte, der Outlook-Kontakte oder der eigenen Mitarbeiter ausgewählt werden (Bild 4, 5 und 6).

Bild 3: Versand (aufs Bild klicken, um zu vergrössern)
Bild 4: Auswahl Empfänger aus Kundenliste (aufs Bild klicken, um zu vergrössern)
Bild 5: Auswahl CC-Empfänger aus Mitarbeiterliste (aufs Bild klicken, um zu vergrössern)
Bild 6: Auswahl CC-Empfänger aus den Outlook Kontakten (aufs Bild klicken, um zu vergrössern)

Komfort-Version (lizenzpflichtig):

Diese lizenzpflichtige Variante bietet zusätzlich zu den oben beschriebenen Funktionalitäten die Möglichkeit, Standardtexte, Betreffinhalt und Anlagennamen für jeden Dokumenttyp getrennt zu hinterlegen. Bei seriennummerngeführten Dokumenten (Angebot-Rechnung) können sogar unterschiedliche Texte pro Seriennummer eingegeben werden.

Des weiteren ist beim Versand des Mails folgendes möglich.

  • das gesamte Mail wird wie in Outlook angezeigt, d.h. der vorgeschlagene Text kann beliebig verändert bzw. ergänzt werden (Bild 7)
Bild 7: Editierung des Mails vor dem Versand (Aufs Bild klicken, um zu vergrössern)
  • beliebige Anlagen können hinzugefügt und geöffnet werden
  • Die Wichtigkeit kann verändert werden
  • Eine Empfangsbestätigung kann angefordert werden

Die erweiterte Variante kostet 400€, für die Aktivierung ist eine Softwareaktualisierung auf Version 4.7.1 notwendig.

Technische Voraussetzungen: keine besonderen, sofern Sie heute schon von ERGO aus Fax und/oder Mail verschicken können